Molti sono i commenti letti dopo l’imbarazzante episodio accaduto ieri ad Ankara durante l’incontro tra il Presidente della Turchia Erdogan e gli alti rappresentanti della UE Michel e von der Leyen. C’è chi invoca la correttezza del protocollo UE, che prevede nella gerarchia la precedenza del Presidente del Consiglio europeo su quello della Commissione; chi critica la mentalità islamica di Erdogan, che quella è e quella resterà; chi elogia il comportamento compassato della von der Leyen, la quale, rimasta in piedi e visibilmente imbarazzata nei confronti di Erdogan e Michel, già bellamente seduti sui loro scranni, ha accettato di seguire il protocollo stabilito e, dopo aver emesso un semplice “ehm”, si è seduta sul sofà a notevole e inferiore distanza rispetto agli altri dignitari.
Se l’incontro ad Ankara è stato regolato da un cerimoniale stabilito a livello istituzionale, dove i responsabili del Protocollo UE avrebbero dovuto prestare maggiore attenzione e pretendere una poltrona anche per la Presidente della Commissione, quanto accaduto alla von der Leyen, tuttavia, si verifica frequentemente nel mondo del lavoro per donne manager, imprenditrici e professioniste.
La domanda a questo punto è: quando si è oggetto di una “scortesia” e non si è vincolati a rigidi protocolli , esiste un modo per sottolineare gentilmente il nostro ruolo e pretendere una maggiore attenzione?
La risposta è si: basta conoscere le regole e saperle usare.
Alcune semplici regole di base.
Prima regola: chi ospita un incontro di lavoro deve sempre accertarsi che vi sia il necessario per i propri ospiti nella sala riunione. L’accoglienza è una parte strategica di una riunione perché serve a mettere a proprio agio gli interlocutori, che quindi saranno più propensi ad ascoltarci.
Seconda regola: quando la persona che ospita la riunione entra nella sala dell’incontro, gli ospiti si alzano per salutarla. Non si rimane seduti a salutare, mai.
Terza regola: gli ospiti dell’incontro si siedono solo dopo che la persona che ospita li invita a sedersi. Chi si siede prima dell’invito, non solo fa la figura del maleducato, ma soprattutto dà di sé una immagine arrogante.
Potrà sembrare strano, ma nella mia vita professionale ho verificato che queste semplici regole sono spesso ignorate, nel senso che non sono proprio conosciute.
Anni fa ho assistito professionalmente esponenti politici con ruoli di governo. Nel collegio di difesa ero l’unica donna. Un giorno si tenne nel mio studio una riunione importante dove si dovevano prendere determinate decisioni. I miei assistiti erano tutti seduti attorno al tavolo della mia sala riunioni in posizioni più o meno rilassate…
Entro in sala riunioni e nessuno si alza dalla propria sedia. Attendo qualche secondo, restando ferma in piedi a guardarli, dopodiché esclamo: “State comodi!”, accompagnando le parole con le mani protese in avanti in segno di stop. Improvvisamente tutti si sono alzati in piedi a salutare. La riunione, poi, è iniziata con una attenzione maggiore.
Se si è consapevoli del proprio ruolo e si conoscono le giuste regole di comportamento, è più facile valorizzare la nostra autorevolezza e chiedere con gentilezza o ironia che gli altri la rispettino.
Se quindi qualcuno sminuisce il nostro ruolo, non dimostriamoci stizzite e non rimaniamo in silenzio, emettendo “ehm”, ma con gentilezza troviamo un modo per sottolineare la mancanza.
La gentilezza, usata al momento giusto, è disarmante.
